員工是公司形象的代言人。員工上崗或外出辦事必須按規定著裝,儀容大方。
凡來公司的客人,都應熱情禮貌接待。
(一)接待客人時應主動、熱情、大方,并使用禮貌用語。
(二)陌生人來訪時,應先詢問其姓名、所在公司及業務,然后聯系被訪人,確定是否引見;如果客人要找的人不在時,詢問其是否須傳達有關事項。
(三)按約定須接送客人時,必須準時守約,因客觀事由不能如期到達預定地點時,應電話告知客人可能因故推遲的時間,并請求諒解。
(四)接待客人時,應尊重對方的興趣、愛好,使之有賓至如歸的感覺。
(五)隨領導與客人洽談時,應主動為客人安排座位、送上飲品,對洽談的重要事項應作好記錄;單獨與客人洽談時,若有不了解的問題,要及時請教上級。
電話是公司對外獲取和交換信息的主要渠道,是展示公司形象和員工精神面貌的窗口。接聽或撥打電話應做到:
(一)員工聽到電話鈴響、應迅速接聽(原則上不應讓鈴聲超過三遍);遲接電話時應表示歉意。
(二)員工接聽電話時的第一句話應為“您好,格瑞德集團”或“您好,格瑞德集團××部(工廠)”。
(三)接聽電話時語言應親切、簡練、禮貌、和氣,要充分體現“自己此時就代表公司”的強烈意識。
(四)員工接聽電話時,應仔細傾聽對方的講話,對方沒有講完時,不應隨意打斷,對方所講的重要事情應作書面記錄,對需要急辦的事情馬上落實。
(五)打電話時,要事先準備好對方的電話號碼,并搞清楚對方的姓名、職務,對聯系的事項應有充分準備;電話接通后,首先應自我介紹,如“您好,我是格瑞德集團××人”,然后再清楚的說明聯系事由,對對方的答復應作好記錄。